個人情報保護方針

個人情報保護方針

　情報技術“IT”が発達し、高度情報化社会が急激に進展する一方で、個人情報をはじめとする情報漏洩の危険がますます増大し、情報の高度利用と保護という相反する要求への対応が強く企業に求められています。
株式会社ハイエレコン（以下、「当社」と記す。）は、情報サービス企業として、さまざまな情報を取り扱っております。その中でも、個人情報を保護し、「安心／安全　信頼できる企業」は当社事業活動の基本であり、社会的責務であると考えております。
当社の社是である「誠意をもって社会の信頼に応える」ため、以下のとおり「個人情報保護方針」を定め、これに従い全社において個人情報保護活動を推進してまいります。

1. 個人情報の適切な取得、利用、提供について

1.個人情報の取得にあたっては、利用目的を明らかにし、その目的の範囲内で取得します。取得した個人情報はその利用目的以外に利用せず、利用範囲を限定し、適切に取り扱います。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。

2.取得した個人情報は、法律に基づく命令などを除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。

3.取得した個人情報の取り扱いを委託する場合には、十分な個人情報保護の水準を備える者を選び、また、契約等により適切な措置を講じます。

2. 個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範の遵守について

　当社は、個人情報の保護に関する法令、JIS規格『個人情報保護マネジメントシステム要求事項（JIS Q 15001）』及び、国が定める指針その他の規範を遵守します。

3. 個人情報へのリスクの予防並びに是正について

　個人情報は、不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩などが起こらないように適正に管理し、必要な是正措置を講じます。

4. 個人情報の取扱いに関する苦情、相談等の問合せ窓口について

　当社所定の窓口にて、合理的な範囲で対応いたします。

5. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について

　当社の事業内容の変化、また社会が要請している個人情報保護が効果的に実施されるよう、 個人情報保護マネジメントシステムを継続して改善します。

制定年月日：平成16年10月1日
改訂年月日：平成30年6月18日
株式会社ハイエレコン
代表取締役社長 上田 康博

お問合せ窓口
（弊社、個人情報保護方針、個人情報保護についてご質問がある方、弊社の個人情報保護に関して不備等を発見された方は、弊社総務部個人情報保護担当までご連絡をお願い致します。）

株式会社ハイエレコン 総務部「個人情報保護担当」
電話 082-279-8001（受付時間「平日」9:00～17:45） FAX 082-279-8005

個人情報の取り扱い

1. 事業者の名称及び住所並びに代表者氏名

株式会社ハイエレコン
広島市西区草津新町1丁目21-35
代表取締役社長 上田 康博

2. 個人情報保護管理者

株式会社ハイエレコン　管理本部_総務部長

3. 個人情報の安全管理について

　弊社は、個人情報の漏洩、滅失、破棄損等の防止のため、法令、ガイドラインおよび弊社の内部規則に従い、適切な安全対策を施し、保有する個人情報の保護に努めます。また、従業員に対しても個人情報の適切な取扱い等についての教育を行い、その保護に万全を期するよう努めます。

(1)個人情報保護方針の策定
　個人情報の適切な取扱いの確保について組織として取り組むために、「個人情報の適切な取得、利用、提供」、「個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範の遵守」、「個人情報へのリスクの予防並びに是正」、「個人情報の取扱いに関する苦情、相談等の問合せ窓口」「個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善」についての個人情報保護方針を策定します。
(2)個人情報の取扱いに係る規律の整備
　個人情報法保護に関する社内規程を整備し、個人情報の保護及び適切な管理を行うための明確な方針・ルールを社内に周知徹底します。
(3)組織的安全管理措置
　個人情報の保護及び適切な管理を行うために、個人情報保護体制を整備します。
また、個人情報の取扱い状況について、定期的に内部監査を実施するとともに、外部の者による監査を実施します。
(4)人的安全管理措置
　従業者から個人情報を漏洩しない機密保持の同意を取得します。
また、個人情報保護体制における各々の役割・権限を確実に果たすことが出来るように個人情報保護の取扱いに関する留意事項の研修を定期的に実施します。
(5)物理的安全管理措置
　フロアへの入退室管理、盗難等の防止、火災・落雷等の自然災害による個人情報の棄損に対する対策を講じます。
(6)技術的安全管理措置
　不正アクセス、情報漏洩の防止として、個人情報にアクセスする場合のアクセス制御や不正ソフトウェア対策、ウィルス対策、暗号化等による対策を講じます。
(7)継続的改善の実施
　弊社の事業内容の変化、また社会が要請している個人情報保護が効果的に実施されるよう、 個人情報保護マネジメントシステムを継続して改善します。

4. 個人情報の取得と利用目的について

(1) 弊社は、個人情報を取得させていただく場合は、遵法精神に基づき適正な手段で行います。尚、弊社が個人情報の取得を意図し、ご本人 から書面やＷｅｂを通じて直接提供いただく場合、個人情報の利用目的を明示させていただきます。また、明示した目的以外の利用はいたしません。使用する場合は、事前にお客様の同意をいただきます。ただし、提供時の状況から利用目的が明らかな場合は、利用目的の明示を省略させていただくことがあります。

(2) 弊社は、取得した個人情報を下記の目的で利用いたします。
<1> ご注文内容の確認と商品発送、取引の連絡のため
<2> ダイレクトメール、ｅメール等による新商品・サービス・セミナー等のご案内のため
<3> お客様からのお問合せ、ご依頼に的確に対応するため
<4> ビジネスパートナー企業の社員情報については、契約内容の確認、作業・就業管理、技術者の保有スキルの確認、業務遂行上での第三者への技量提示のため
<5> 採用応募者、従業者、退職者等の雇用及び人事管理
<6> 委託された個人情報については、受託元事業者より許諾された範囲内での、システム開発、システム保守運用等の作業受託業務の遂行のため

(3) 個人情報保護法の施行前（2005年3月31日以前）に取得し、弊社にてデータベース化し保有する個人情報に関しては、上記と同じ目的の範囲内で利用させていただきます。

(4) 「法令に基づく場合」「人の生命、身体または財産の保護」「国の機関等への協力」に該当する場合は、利用目的の範囲外であっても事前の同意を得ずして個人情報を取得し、また利用させていただく場合があります。

5. 個人情報の第三者への提供について

弊社は、以下の場合を除き、個人情報を第三者に提供する場合は、あらかじめご本人の同意を頂きます。

(1) 人の生命、身体又は財産の保護に必要な場合でご本人の同意を得ることが困難な場合。

(2) 司法機関、行政機関等から法令に基づき提供を命じられた場合。

6. 個人情報の開示等のお問合せと手続きについて

　弊社が保有する保有個人データ（注1）の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去第三者への提供の停止、及び第三者提供記録の開示（以下、“開示等”という。）のお申し出について、下記のとおり手続きを定めます。
※保有個人データの利用目的は、上記 ４．個人情報の取得と利用目的について（2）<1>～<5>に該当します。

(1) ご本人又は代理人の方が個人情報の開示等を希望される場合の手続及び 連絡先は、「個人情報の開示等の手続きについて」をご参照ください。
(2) お問合せの際に、ご本人又はご本人の正当な代理人であるか確認を求める場合がございますのでご協力をお願いいたします。

7. 保有個人データ（注1）の取扱いに関する苦情、相談等のお申し出先

　弊社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談等は、お問合せ窓口までお申し出ください。

お問合せ窓口／総務部「個人情報保護担当」
住所／〒733-0834　広島県広島市西区草津新町1-21-35　広島ミクシスビル５F
電話番号／082-279-8001（受付時間「平日」9:00～17:45）　FAX 082-279-8005

8. 認定個人情報保護団体

弊社は、認定個人情報保護団体の対象事業者です。弊社の個人情報保護の取扱いに関するご意見等については、下記へお申し出いただくこともできます。

【認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先】
　　※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています
　　認定個人情報保護団体　　一般財団法人日本情報経済社会推進協会
　　苦情の解決の申出先　　　認定個人情報保護団体事務局
　　住所　　　　〒106-0032　東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
　　電話番号　　03-5860-7565　／　0120-700-779

（注1）弊社が保有する個人データのうち、ご本人から求められる利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削
除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示の求めのすべてに応じることができる権限を有するものをいいます。

制定年月日: 2006年10月 1日
最終改訂年月日: 2023年 5月 25日
株式会社ハイエレコン 総務部「個人情報保護担当」

個人情報の開示等の手続きについて

　個人情報に関して、ご本人は次の「求め」をすることができます。
「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示」
弊社では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。
弊社の「個人情報の取り扱い」の内容をご確認いただき、お手続き下さい。

(1) 開示等のお申出先

総務部 「個人情報保護担当」
電話 082-279-8001（受付時間「平日」9:00～17:45） FAX 082-279-8005

(2) 開示等に必要な書類

　上記のお申出先にご連絡いただきますと、弊社からご本人へ必要な開示等の請求書を郵送いたします。

①開示等請求書（開示等の種類により、次のいずれかの請求書が必要となります。）
・「個人情報開示・利用目的の通知・第三者提供記録の開示請求書」
・「個人情報訂正請求書」
・「個人情報利用停止・消去請求書」
・「第三者提供停止請求書」
※これらの書類につきましては、上記のお申出先にご連絡いただきますと、弊社からご本人へ郵送させていただきます。

②本人確認できる書類
（代理人によるご請求の場合は、さらに末尾記載の所定の書類等が必要です）

(3) 手数料

①個人情報開示・利用目的の通知・第三者提供記録の開示請求の場合
・手数料
　書類を郵送の場合：１回の請求ごとに、６５０円（消費税及び地方消費税込み）
　メール添付、FAX の場合：手数料は不要です。
　その他の場合：実費相当額を手数料とさせて頂きます。その場合は事前に手数料の額をご連絡させて頂きます。
・支払方法
　手数料分の郵便切手を請求書類に同封してください。

※郵便料金及び書留（本人限定受取郵便）料金が変更された場合は、開示等のご請求に関する手数料も変更させていただきますのであらかじめご了承ください。
※郵便トラブルにつきましては、弊社の責に帰すべき事由による場合を除き、弊社は、何らの責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。
※手数料が不足していた場合または同封されていなかった場合は、開示等のご請求がなかったものとみなし、その旨弊社から請求書にご記入いただいたご連絡先にご連絡のうえ、既にご送付いただき弊社でお預りしている請求書及び書面等一式につきましては、ご送付いただいた請求書記載のご住所宛に弊社から書留（本人限定受取郵便）で郵送しますので、あらかじめご了承ください。

②個人情報訂正請求、個人情報利用停止・消去請求、第三者提供停止請求の場合
・手数料 無料です。

(4) ご請求方法

　以下の書類を弊社担当窓口までご郵送下さい。

・「個人情報開示・利用目的の通知・第三者提供記録の開示請求書」、「個人情報訂正請求書」、「個人情報利用停止・消去請求書」又は「第三者提供停止請求書」
・ご本人が確認できる書類
（代理人によるご請求の場合は、この他に末尾記載の所定の書類等が必要です）
・個人情報開示・利用目的の通知・第三者提供記録の開示請求の場合、手数料に相当する郵便切手
※開示等請求の書類・手数料のご郵送先（弊社担当窓口）

〒７３３－０８３４
広島市西区草津新町１丁目２１－３５（広島ミクシスビル）
株式会社 ハイエレコン
総務部 「個人情報保護担当」

※ご請求時での書類郵送料は、ご本人負担とさせていただきますので、ご了承ください

(5) ご請求に対する回答方法

ご本人のご請求の回答方法により回答させて頂きます。回答方法のご指定がない場合は、ご提出いただきましたご本人のご住所宛に、書留（本人限定受取郵便）により、書面でご回答申し上げます。

【本人確認できる書類について】

・運転免許証、パスポート等の写真で本人確認ができるものの写し（開示等の求めをする本人の名前および住所が記載されているもの）
・住民票の写し（開示等の求めをする日前３０日以内に作成されたもの）

＜代理人による開示等のご請求の場合＞

　代理人による開示等ご請求の場合は、上記の本人確認できる書類の他、以下の書類等が必要となります。

・代理人を証明する書類、代理人の運転免許証、パスポート等の写真で代理人確認ができるものの写し（開示等の求めをする代理人の名前および住所が記載されているもの）
・代理人の住民票の写し（開示等の求めをする日前３０日以内に作成されたもの）
・代理人が法定代理人の場合は、登記事項証明書
・代理を示す旨の委任状

※本人または代理人を証明する書類に、本籍地が明示されている場合は、消去していただいて結構です。

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